Внедрение проектного управления

Термин «проектное управление» включает в себя принципы управления проектами, программами и портфелями проектов. Все больше компаний понимают эффективность инвестирования денег, времени и ресурсов в повышение собственной компетенции проектного управления. Благодаря проектному подходу на производстве происходит сокращение операционных расходов, повышается результативность труда, улучшается взаимодействие с клиентами (в том числе, растет их лояльность за счет качественного улучшения предоставления им товаров или услуг). Таким образом, компания приобретает больше конкурентных преимуществ на рынке.

Кому нужно проектное управление

1. Компаниям с объемом эксклюзивных, творческих, нестандартных работ. У которых каждый продукт является уникальным в своем роде, и его создание требует привлечения экспертов из разных функциональных подразделений;
2. Компаниям, столкнувшимся с дефицитом или внутренней конкуренцией между подразделениями за экспертные и технические ресурсы в своей деятельности;
3. Акционерам и топ-менеджменту компаний, сталкивающимся с размытием зоны ответственности за результат проекта;
4. Акционерам и топ-менеджменту, вынужденным принимать личное участие, чтобы довести инициативы до реализации, держать постоянный контроль в производстве;
5. Акционерам и топ-менеджменту, желающим видеть соответствие результатов и прогнозов в деятельности компании, иметь возможность объективного, актуального мониторинга показателей всех проектов в целом;
6. Руководителям, сталкивающимся с невозможностью выполнить проект из-за недостатка экспертизы или ресурсов сотрудников;
7. Всем, кто уже пытался решить первые 6 пунктов, путем привлечения дополнительного финансирования, увеличения штата сотрудников или оплатой переработок персонала. Чьи подразделения «раздуты» и неэффективны, медлительны и неповоротливы.

В компании АМИВЕО, наряду с известными мировыми методами управления проектами (PMBoK, MSF), применяется современная авторская методика по созданию и балансировке портфелей проектов, позволяющая управлять их эффективностью и стратегической значимостью, а также доступно и наглядно демонстрировать мониторинг их результатов высшему руководству.

Портфель – это совокупность слабосвязанных между собой проектов, направленных на достижение стратегических бизнес-целей компании в целом.

Цель управления портфелем – получение наибольшей отдачи от реализации всех проектов (относительно их стоимости и других потенциальных проектных инвестиций).

Управление портфелем фокусируется на успешной реализации всего набора проектов.

Портфельное управление нужно, когда в компании:

1. Ведется более 10 проектов, направленных на ее стратегическое развитие;
2. Существуют долгосрочные проекты, к которым потерян интерес руководства и команды управления, забыта или размыта их цель, они реализуются по инерции, отвлекая ресурсы организации;
3. Требуется быстро и наглядно показать текущее состояние проектов, их соответствие стратегии компании и успешность их реализации Акционерам и топ-менеджменту.

Основные цели

1. Стратегическая

• Реализация стратегии Компании методами проектной организации работ;
• Согласование всех проектов со стратегией Компании в целях обеспечения функций стратегического управления.

2. Повышение качества

• Повышение качества продуктов путем создания, внедрения и управления показателями проекта на всех этапах его реализации;
• Разработка продуктов и выход на новые рынки;
• Повышение эффективности использования финансовых технических ресурсов.

3. Управление персоналом

Этапы внедрения

1. Определяем этапы внедрения проектного управления

Проектное управление должно интегрироваться в существующую систему управления Компании для решения конкретных задач, стоящих перед руководством.
Для этого мы проводим ряд интервью с ключевыми сотрудниками компании, глубоко погружаемся в работу вашего производства (вплоть до участия нашего эксперта в основных процессах) и корпоративную культуру. Выявляем первоочередные задачи развития организации.

2. Разрабатываем нормативно-регламентную базу

Важнейший этап в рамках внедрения проектного управления. Мы разработаем процессы управления проектами и поможем внедрить их в существующую систему управления компании.
Для этого мы в первую очередь определяем, что именно мы будем называть проектом, и какими характеристиками он должен обладать.
Прописываем стадии управления проектом, ключевые роли при их реализации.
Прорисовываем диаграммы реализации проектов, ключевые роли и ответственных. Создаем инструкции.

3. Создаем выделенное подразделения по управлению проектами

«Проектный офис» (далее – ПО), как выделенное подразделение компании, не всегда нужен на начальном этапе внедрения проектного управления. О нем стоит задуматься, если у руководства есть следующие ожидания:

• Иметь независимый и компетентный источник информации о положении дел, что позволит производить анализ структуры управления проектами в целом и организации управления любым проектом в частности;
• Иметь возможность инициировать проекты, которые поддерживают стратегию компании, а также согласованы между собой;
• Поручить управление проектами профессиональным сотрудникам, чтобы снять непрофильную загрузку с линейных менеджеров предприятия;
• Иметь возможность заранее прогнозировать отклонения в проекте и контролировать его эффективность;
• Понимать, как проекты связаны со стратегией предприятия и проводить регулярный внутренний аудит;
• Иметь возможность прогнозировать и контролировать полученный бизнес эффект от реализации проектов.

В случае принятия решения о необходимости такого подразделения мы:

• Разработаем положение о ПО, его состав и должностные инструкции сотрудников ПО;
• Подберем персонал или обучим ваших сотрудников;
• Покажем важность ПО для руководства и среднего менеджмента, снизив возможный негатив от его внедрения;
• Внедрим ПО в эксплуатацию и сопроводим его в течение согласованного периода времени.

4. Внедряем информационную систему управления проектами

Задуматься о внедрении информационной системы по управлению проектами имеет смысл, если на предприятии одновременно реализуются 10 и более проектов. В этом случае отслеживание показателей проектов в ручном режиме становится сложной и малоэффективной задачей.

На рынке существует множество продуктов по управления проектам. Мы помогаем выбрать продукт под требования заказчика (или использовать имеющиеся в вашем производстве программы), осуществить его доработки и выполнить внедрение.

5. Внедряем управление портфелями проектов

Реализуемые проекты, зачастую, связаны не только со стратегическими целями компании, но и находятся друг с другом в тесной зависимости. Продукт, создаваемый в одном проекте, может являться частью продукта другого проекта. Подобные связанные проекты целесообразно объединять в программы и портфели, оценивая их совокупную эффективность.
Внедрять портфельное управление целесообразно после успешной организации проектного управления.