Forbes Council. Оптимизация ресурсов и процессов: остановить хаос в компании, чтобы пережить хаос на рынке

Оригинал статьи опубликован в Forbes Council

Многие предприниматели полагают, что оптимизация — это сугубо антикризисный инструмент, к которому нужно прибегать исключительно в тяжелые времена: в период глобального кризиса, экономического спада или санкций. На самом деле это не так. Оптимизация представляет собой рациональное использование ресурсов компании: человеческих, финансовых, технологических и т. д. То есть позволяет организовать деятельность таким образом, чтобы каждый элемент системы находился на своем месте и давал максимальную возможную отдачу от своей деятельности без «раздувания» расходов. Поэтому оптимизация ресурсов и процессов — это то, чем необходимо заниматься постоянно.

Проведу аналогию с подтекающим краном в квартире. На первый взгляд эта проблема несерьезная, особенно если плата за коммунальные услуги не занимает значительную часть семейного бюджета. Однако неисправный кран — это не только нецелесообразная трата воды, что увеличивает коммунальные платежи, но и порча сантехники. При игнорировании проблемы сокращается срок эксплуатации крана, и раньше времени придется покупать новый. Ко всему прочему со временем подтекающий кран может прорваться и затопить соседей, что приведет к существенным расходам на возмещение ущерба. Если один раз потратить средства и время на замену или ремонт крана, то в будущем можно избежать этих неприятных «сюрпризов».

Когда речь идет о бизнесе, «подтекающие краны» можно встретить на всех уровнях компании — от клининга офиса до топ-менеджмента. Например, таким «краном» может быть сотрудник, который постоянно создает видимость бурной деятельности и никакой пользы не приносит. В период активного роста предпринимателю сложно уследить за каждым «подтекающим краном», так как все внимание сфокусировано на экстенсивном развитии бизнеса, а прибыль от продаж может с лихвой покрывать затраты на содержание бесполезных сотрудников, использование неэффективного оборудования, закупку материалов и комплектующих по ценам выше среднерыночных и т. д. Однако экономика циклична и на смену хорошим временам часто приходит кризис, который заставляет резко выходить из зоны комфорта. В этом случае некоторые владельцы бизнеса начинают впадать в крайности и урезают все, что можно, — бездумно сокращают штат, прощаясь даже с ценными сотрудниками, переносят офис из центра города в промзону и т. п. Между тем такое секвестирование не является оптимизацией.

Оптимизация ресурсов — это процедура, которая подразумевает именно оптимальное их использование, неся при этом разумно минимальные затраты. В рамках оптимизации необходимо наладить работу всех важных процессов, а не бездумно отказываться от них. Надо понять, что в компании действительно ценно, а что балласт. И кризис — как раз то самое время, чтобы спокойно разобраться. Оценить, например, кто из сотрудников является незаменимым и нужен вам в тяжелое время, а с кем можно распрощаться. При этом важно учитывать, что, если даже какие-то специалисты не востребованы компанией в период кризиса, они могут принести пользу в дальнейшем. Если подобных специалистов сложно найти на рынке, их нужно постараться сохранить.

Перейду к примерам. Пандемия заставила даже те компании, которые почему-то раньше этого не сделали, развивать интернет-торговлю. Так поступил и один из наших клиентов. Казалось бы, ну что тут сложного: сделал сайт, подключился к 1С, настроил CRM — и можно спокойно продолжать работать. Однако начались проблемы: товар отображался в CRM (системе для работы с клиентами), но его не было на складе. Менеджеры не могли пользоваться бухгалтерской программой и выставлять счета, поэтому требовалась постоянная помощь бухгалтера. У покупателя также возникали проблемы при онлайн-покупке: раньше он знал, что нужные ему лампочки лежат у кассы, а теперь не мог найти на сайте нужную среди сотен одинаковых с виду позиций. Эта проблема возникла, потому что сайт делался наспех, и в итоге менеджерам приходилось по телефону давать буквально пошаговые инструкции по навигации: где найти нужный товар, как добавить его в корзину, как ввести код на скидку. Часто оказывалось, что заказанного товара по факту на складе нет. Помимо этого, никто не отменял и обычные проблемы, например некомпетентных грузчиков, которые срывали отгрузки и относились к своим обязанностям с небрежностью. В общем, переход в онлайн-торговлю стал приносить столько неприятностей и прямых убытков, что лучше бы его не было вообще.

Оптимизировать нужно было буквально все: сайт, системы работы с клиентами и учета товаров, складские и бухгалтерские программы, не говоря уже про грузчиков. И тогда засучил рукава наш бизнес-спецназ «Амивео» — не классический типовой, а подключающийся арендный топ-менеджмент, который путем погружения во все уровни бизнеса определяет причины неэффективности операционных процессов, составляет план действий по их оптимизации и самостоятельно его реализует. Иногда приходится работать «под прикрытием», то есть устраиваться на работу в компанию клиента (с его ведома, разумеется), чтобы увидеть ситуацию изнутри. За один день засланный специалист «Амивео», который исполнял роль второго товароведа, пришел к выводу, что нужно в срочном порядке менять грузчиков — многие из них позволяли себе появляться на рабочем месте в нетрезвом виде. В результате «оптимизировали» не только их, но и самого главного товароведа, большая часть рабочего времени которого уходила на разбирательства с нетрезвыми грузчиками. Эти работники обходились работодателю в 270 000 рублей ежемесячно. Также мы привлекли юристов, которые составили грамотные и четкие трудовые договоры. В итоге количество отгулов и больничных сократилось на 30%, заказчик был доволен уже на этом этапе.

Но персонал — только вершина айсберга. Дальше бизнес-спецназ начал внедряться еще глубже и оптимизировать:

• целевую IT-архитектуру, наложив на нее обновленные операционные процессы, организовав трехстороннюю систему с единым каталогом для 1С, сайта и CRM и расширив функционал для менеджеров (устранив все несовпадения и рассинхронизации);


• решения, позволяющие менеджерам самостоятельно оформлять для клиентов заказы, отправляя счета и не мучая бухгалтера, который смог заняться своими основными обязанностями.

Заплатив «Амивео» около 750 000 рублей, компания получила полностью отлаженный процесс продаж через интернет, где все были при деле и на своих местах, и в итоге теперь экономит по 2 млн рублей в год. Продажи через онлайн-канал выросли в девять раз, что позволило увеличить выручку на 30–50%.

Есть и другая история, когда итоги работы одного цеха регионального производственного предприятия не устраивали руководство — показатели выхода продукции были ниже, а процент брака выше, чем в другом аналогичном цеху. Тогда на предприятие под видом нормировщика внедрился бизнес-боец «Амивео», который принялся замерять все этапы каждого рабочего процесса. В итоге было выявлено, что проблема кроется в логистике сырья на всех этапах — от погрузки до перемещения по цеху. Из-за этого завод ежемесячно терял 660 человеко-часов или 165 000 рублей в пересчете на ФОТ. Еще 625 000 рублей в месяц предприятие недосчитывалось из-за недопроизводства продукции в потерянные часы. Итого — почти 800 000 рублей убытков в месяц. Системные управленческие убытки, возникающие из-за неграмотной организации операционных процессов. Начальник цеха — возрастной, отрицающий любые нововведения человек, — не только ни разу не пытался оптимизировать работу, но и отвергал инициативы других специалистов. За счет оптимизации процессов была повышена эффективность цеха на 6,5%, снижен уровень брака и получен дополнительный доход около 4 млн рублей по итогам года.

Системные управленческие убытки — то, с чем борется «Амивео», — могут появиться, вероятно, у любой компании. Главное, вовремя выявлять проблемы и решать их. Даже в спокойное время нерациональное использование ресурсов и неэффективность внутренних процессов способны привести если не к потере, то к ощутимому снижению конкурентоспособности. А в разгар кризиса это может и вовсе поставить под угрозу существование бизнеса. Корабль, в котором не залатаны дыры, команда не слушается капитана, а трюм полон крыс, имеет мало шансов пережить бурю. А ваш бизнес готов к шторму?

Подробности описанных выше кейсов приведены по этим ссылкам:

- про интернет-торговлю

- про оптимизацию операционных процессов на заводе по производству инструмента.